Bilan pédagogique et financier 2026 : guide complet pour les organismes de formation

Le bilan pédagogique et financier (BPF) est la déclaration annuelle que tout organisme de formation titulaire d'un numéro de déclaration d'activité doit transmettre à l'administration. En quelques pages, il résume ce que vous avez vendu, à qui, pour combien d'heures et avec quels financements. C'est un document court, mais il conditionne directement votre droit d'exercer : un BPF non déposé suffit à rendre votre déclaration d'activité caduque.

Ce guide du bilan pédagogique et financier 2026 vous explique qui est concerné, quel exercice déclarer, comment remplir chaque cadre du formulaire, comment traiter la sous-traitance et comment éviter les incohérences qui attirent l'attention des services de contrôle. Un cas pratique chiffré vous montre le passage de la comptabilité au formulaire, ligne par ligne.

Chez FINAUDEC, cabinet d'expertise comptable spécialisé notamment dans les organismes de formation, nous préparons chaque printemps les BPF de nos clients à partir de leur comptabilité analytique. Les conseils qui suivent sont tirés de cette pratique : ce qui pose réellement problème, et comment l'anticiper dès la clôture.

Qu'est-ce que le bilan pédagogique et financier ?

Le bilan pédagogique et financier est prévu par l'article L. 6352-11 du Code du travail. Chaque année, le prestataire de formation adresse à l'autorité administrative un document qui retrace l'emploi des sommes reçues et dresse un bilan pédagogique et financier de son activité. Le même article permet aux services de contrôle de demander, en complément, le bilan, le compte de résultat et l'annexe du dernier exercice clos.

Son contenu est fixé par l'article R. 6352-22 du Code du travail. Le BPF indique :

• les activités de formation conduites au cours de l'exercice comptable ;
• le nombre de stagiaires et d'apprentis accueillis ;
• le nombre d'heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis, et le nombre d'heures dispensées, selon la nature, le niveau, le domaine et la durée des formations ;
• la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises ;
• les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle.

Concrètement, le BPF prend la forme du formulaire Cerfa n° 10443*17, mais vous ne l'envoyez plus sous forme papier : la saisie se fait en ligne. Il permet à l'administration de suivre l'activité réelle des prestataires et de préparer ses contrôles.

Quels organismes doivent faire la déclaration du bilan pédagogique et financier ?

L'obligation vise tout prestataire de formation ou CFA ayant procédé à une déclaration d'activité, quel que soit son statut : société commerciale, association, auto-entrepreneur formateur, établissement public ou CFA. Ce qui compte n'est pas la taille de la structure, mais l'existence d'un numéro de déclaration d'activité (NDA).

Même sans activité, le BPF reste obligatoire

Les DREETS le rappellent : la transmission est due même si l'organisme n'a réalisé aucune action de formation au cours de l'exercice. Les cadres A (identification) et B (informations générales) doivent alors être servis. Attention toutefois à la conséquence : selon l'article L. 6351-6 du Code du travail, la déclaration d'activité devient caduque lorsque le bilan ne fait apparaître aucune activité de formation. Un BPF « à zéro » vous met en règle sur la transmission, mais il entraîne la perte du NDA.

Les organismes à activités multiples

Une structure qui fait aussi du conseil ou de l'édition ne déclare que la partie formation. Le cadre C demande d'ailleurs la part du chiffre d'affaires global réalisée dans le domaine de la formation professionnelle.

Bilan pédagogique et financier 2026 : quelle date limite et quel exercice ?

Le texte réglementaire fixe une date : selon l'article R. 6352-23 du Code du travail, le prestataire adresse son bilan avant le 30 avril de chaque année. Dans les faits, le ministère du Travail accorde depuis plusieurs années un report : la campagne 2026 s'est déroulée du 1er avril au 31 mai 2026. Ce report est annoncé chaque année : vérifiez-le avant la campagne 2027.

Le BPF porte sur le dernier exercice comptable clos. Pour un organisme dont l'exercice suit l'année civile, la campagne 2026 portait donc sur l'activité du 1er janvier au 31 décembre 2025. Si votre exercice est décalé, par exemple clôturé au 30 septembre, vous déclarez cet exercice clos et non l'année civile : les dates de début et de fin figurent d'ailleurs en cadre B.

Comment faire la déclaration du bilan pédagogique et financier en ligne ?

La télédéclaration s'effectue sur le portail Mon activité formation, géré par le ministère du Travail. La transmission en ligne fait foi : il n'y a plus d'envoi papier, et vous n'avez pas à joindre vos comptes annuels lors du dépôt. Les services de contrôle peuvent toutefois vous les réclamer ensuite.

Les étapes de la saisie

1. Connectez-vous à Mon activité formation avec les identifiants de l'organisme ; anticipez les problèmes de connexion, qui sont la première cause de dépôt tardif.
2. Contrôlez l'identification (cadre A) : NDA, SIRET, adresse, forme juridique.
3. Renseignez les dates d'exercice et la question sur la formation à distance (cadre B).
4. Saisissez les produits et les charges hors taxes (cadres C et D) à partir de votre balance et de votre analytique.
5. Déclarez les intervenants internes et externes et leurs heures (cadre E).
6. Complétez le bilan pédagogique (cadres F et G) à partir de vos émargements et de votre logiciel de gestion de formation.
7. Vérifiez les totaux, validez et conservez l'accusé de dépôt.

Que contient chaque cadre du formulaire Cerfa 10443 ?

Le formulaire compte deux pages et huit grands cadres. La logique est simple : les cadres C et D décrivent l'argent, les cadres E, F et G décrivent les personnes et les heures, et le tout doit raconter la même histoire.

Le cadre C : l'origine des produits

C'est le cœur financier du BPF. Vous y ventilez, hors taxes, l'ensemble des produits de formation de l'exercice selon celui qui vous a payé, et non selon le bénéficiaire de la formation. Une même session peut ainsi générer des produits sur plusieurs lignes : une part payée par l'entreprise, une part prise en charge par un OPCO.

Le total des lignes 1 à 11 donne le total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle. Il doit se rapprocher sans difficulté de vos comptes de produits de formation. Si vous facturez des prestations exonérées de TVA, rappelez-vous que le BPF se remplit hors taxes dans tous les cas ; notre article sur la TVA de la formation professionnelle et l'exonération des organismes détaille les règles applicables.

Le cadre D : les charges

Vous y indiquez le total des charges liées à l'activité de formation, dont deux sous-totaux : les salaires des formateurs et les achats de prestations de formation et honoraires de formation, qui comprennent notamment les sommes versées à vos sous-traitants. Pour un organisme à activités multiples, ce total suppose une clé de répartition documentée des frais communs (loyers, structure, commercial).

Les cadres E, F et G : les personnes et les heures

Le cadre E compte les heures dispensées par les formateurs, internes ou externes. Les cadres F et G comptent les heures suivies par les stagiaires. La différence est fondamentale : une session de 14 heures suivie par 12 stagiaires représente 14 heures dispensées en cadre E, mais 168 heures-stagiaires (12 × 14) en cadre F.

Le cadre F se décline en quatre sous-cadres : F-1 classe les stagiaires par type (salariés, apprentis, demandeurs d'emploi, particuliers, autres), F-2 isole ceux dont la formation a été confiée à un autre organisme, F-3 classe les prestations par objectif (diplôme ou titre RNCP par niveau, répertoire spécifique, CQP, autres formations, bilans de compétences, VAE) et F-4 recense les cinq principales spécialités de formation. Les totaux de F-1, F-3 et F-4 portent sur la même population et doivent donc concorder.

Comment remplir le bilan pédagogique et financier : exemple chiffré

Prenons Forma Conseil, organisme de formation fictif en management et bureautique, constitué en SAS, dont l'exercice correspond à l'année civile. Il réalise 420 000 € de chiffre d'affaires hors taxes, dont 40 000 € de missions de conseil sans lien avec la formation. Il emploie quatre formateurs salariés et fait appel à trois formateurs indépendants en sous-traitance. Il intervient aussi lui-même comme sous-traitant pour un autre organisme.

Étape 1 : ventiler les produits du cadre C

À partir du grand livre et des factures, le chiffre d'affaires formation de 380 000 € se répartit ainsi : 180 000 € facturés directement aux entreprises, 60 000 € pris en charge par des OPCO au titre du plan de développement des compétences, 25 000 € de contrats de professionnalisation financés par un OPCO, 45 000 € via le CPF, 20 000 € versés par France Travail et 12 000 € payés par des particuliers. S'y ajoutent 38 000 € facturés à un autre organisme pour lequel Forma Conseil intervient en sous-traitance.

Le contrôle de cohérence est immédiat : 180 000 + 130 000 + 20 000 + 12 000 + 38 000 = 380 000 €. La part du chiffre d'affaires global réalisée dans la formation s'établit à 380 000 / 420 000 = 90,5 %, que l'on déclare arrondie à 90 %. Les 40 000 € de conseil ne figurent nulle part dans le cadre C.

Étape 2 : renseigner les charges et les intervenants

Les charges directement et indirectement liées à la formation s'élèvent à 290 000 €. Elles comprennent 110 000 € de salaires chargés des formateurs et 55 000 € d'achats de prestations de formation auprès des trois indépendants, le solde correspondant aux frais de structure affectés par clé de répartition.

En cadre E, Forma Conseil déclare 4 personnes internes ayant dispensé 2 100 heures et 3 personnes extérieures en sous-traitance ayant dispensé 900 heures. Les formateurs qui interviennent pour le compte de l'organisme donneur d'ordre (mission de sous-traitance reçue) sont comptés dans les 2 100 heures internes, puisqu'il s'agit de vos propres salariés.

Étape 3 : construire le bilan pédagogique

Les émargements de l'année totalisent 525 stagiaires pour les actions vendues en direct ou via les financeurs. Pour chaque stagiaire, on multiplie le nombre de stagiaires d'une session par la durée réellement suivie, puis on additionne : c'est le total des heures-stagiaires.

Dans notre exemple, les bénéficiaires du CPF et des contrats de professionnalisation sont des salariés du secteur privé : ils sont donc comptés en ligne a. Sur ces 525 stagiaires, 40 stagiaires représentant 1 200 heures ont été formés par les indépendants : ils restent en F-1, F-3 et F-4, mais sont également déclarés en F-2. Enfin, les 60 stagiaires formés pour le compte de l'autre organisme (1 400 heures) ne figurent qu'en cadre G, en face des 38 000 € de la ligne 10.

Ce que révèlent ces chiffres

Au-delà de la conformité, le BPF de Forma Conseil fournit des ratios de pilotage : un produit moyen d'environ 29 € par heure-stagiaire sur les actions en direct (342 000 € hors sous-traitance reçue / 11 950 heures), une dépendance de 34 % aux financements des OPCO (130 000 / 380 000) et un recours à la sous-traitance qui représente 30 % des heures dispensées (900 / 3 000). Ces indicateurs alimentent utilement le pilotage financier d'un groupe d'écoles ou d'organismes de formation.

Sous-traitance : comment éviter le double comptage ?

La sous-traitance est la principale source d'erreur du BPF, parce que la même formation apparaît dans deux déclarations : celle du donneur d'ordre et celle du sous-traitant. Le formulaire organise la répartition de façon à ce que chaque stagiaire ne soit compté qu'une fois dans les statistiques consolidées.

Pour sécuriser ce traitement, prévoyez dans vos contrats de sous-traitance la transmission des listes d'émargement et des heures réalisées, et identifiez dans votre comptabilité un compte de produits dédié aux prestations réalisées pour d'autres organismes. Ce sujet rejoint aussi les exigences de la certification Qualiopi, qui porte aussi une attention particulière aux prestations confiées à des tiers.

Quelles sont les erreurs fréquentes dans le BPF ?

• Déclarer les montants TTC. Les cadres C et D sont hors taxes. Un organisme assujetti qui reprend ses encaissements TTC gonfle artificiellement ses produits.
• Raisonner en encaissements. Le BPF reprend les produits de l'exercice, rattachés à la période de réalisation, et non les sommes encaissées. Une session de décembre payée en février relève de l'exercice de décembre.
• Classer selon le bénéficiaire plutôt que selon le payeur. Une formation suivie par un salarié mais financée par un OPCO va en ligne h, pas en ligne 1.
• Confondre heures dispensées et heures-stagiaires. Le cadre E compte les heures de face-à-face des formateurs, le cadre F les heures suivies par chaque stagiaire.
• Inclure la sous-traitance reçue dans le cadre F. Elle va exclusivement en cadre G.
• Totaux F-1, F-3 et F-4 discordants. C'est le signe le plus visible d'une saisie incomplète.

Que risquez-vous en cas d'absence ou de retard de BPF ?

La conséquence principale est prévue par l'article L. 6351-6 du Code du travail : la déclaration d'activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier n'a pas été adressé à l'autorité administrative, ou lorsqu'il ne fait apparaître aucune activité de formation. L'organisme perd alors son NDA et ne peut plus réaliser d'actions de formation sans déposer une nouvelle déclaration.

Les effets indirects sont souvent plus lourds que la sanction elle-même. Sans NDA valide, l'organisme ne peut plus réaliser d'actions de formation : les sessions prévues, et donc les prises en charge attendues des OPCO, du CPF ou des financeurs publics, sont compromises. Pour un organisme dont l'essentiel du chiffre d'affaires dépend de ces circuits, une caducité peut interrompre l'activité pendant plusieurs semaines. Pour bien mesurer cet enjeu, voyez notre article consacré au financement OPCO des organismes de formation.

Comment préparer son BPF dès la clôture des comptes ?

Un BPF se prépare toute l'année. Si vos outils sont bien paramétrés, la saisie devient un simple report de données. Voici la méthode que nous appliquons avec nos clients.

Pendant l'exercice

• Créez dans votre plan comptable ou votre analytique un compte ou une section par ligne du cadre C (entreprises, OPCO par dispositif, CPF, France Travail, région, particuliers, sous-traitance reçue).
• Paramétrez votre logiciel de gestion de formation pour enregistrer, pour chaque stagiaire, son statut, le financeur, l'objectif de la formation (RNCP, RS, CQP, autre) et la spécialité.
• Collectez les émargements signés et les heures réellement suivies, y compris pour les modules à distance.
• Conservez la convention ou le contrat de chaque sous-traitance, donnée comme reçue.

À la clôture

• Rapprochez le total des produits de formation de la balance avec l'extraction de votre logiciel de gestion de formation.
• Vérifiez le rattachement des sessions à cheval sur deux exercices (produits constatés d'avance ou factures à établir).
• Calculez la part du chiffre d'affaires formation dans le chiffre d'affaires global.
• Arrêtez les charges de formation, en documentant la clé de répartition des frais communs.

Pour les organismes les plus importants, gardez à l'esprit que l'article R. 6352-19 du Code du travail impose aux dispensateurs de formation de droit privé de désigner un commissaire aux comptes et un suppléant lorsqu'ils dépassent deux des trois seuils suivants : 3 salariés, 153 000 € de produits hors taxes ou de ressources, 230 000 € de total de bilan. Si c'est votre cas, nos équipes d'audit légal et contractuel interviennent sur ces mandats.

En résumé : un BPF fiable se construit dans la comptabilité

Le BPF conditionne votre numéro de déclaration d'activité et il est rapproché de vos comptes en cas de contrôle. Retenez trois réflexes : ventiler vos produits par financeur dès la saisie comptable, suivre les heures-stagiaires dans un outil unique et contrôler la cohérence des totaux avant validation. Si vous souhaitez fiabiliser votre prochaine déclaration ou mettre en place une comptabilité analytique adaptée aux organismes de formation, l'équipe FINAUDEC peut vous accompagner dans le cadre de sa mission d'expertise comptable pour les organismes de formation et les PME.