Dépôt des comptes annuels 2026 : délais, tarif du greffe et sanctions

Le dépôt des comptes annuels au greffe est la dernière étape du cycle de clôture, et souvent la plus négligée. Une fois l'assemblée passée, le dirigeant considère l'exercice comme terminé, alors qu'il reste une formalité légale assortie d'un délai court, d'un coût modique et de sanctions bien réelles en cas d'oubli. Pour une SARL, une SAS ou une SA, ce dépôt rend les comptes opposables aux tiers et alimente l'information que consultent banquiers, fournisseurs, assureurs crédit et repreneurs.

Ce guide fait le point sur ce qui s'applique en 2026 : qui doit déposer, dans quel délai, quels documents selon la taille de la société, combien coûte la formalité au greffe, comment protéger la confidentialité de vos chiffres, et ce que vous risquez réellement en cas de retard, jusqu'à la question de la radiation. Chaque règle est illustrée par un cas concret issu de nos secteurs : restaurant, hôtel, organisme de formation, PME en croissance.

Chez FINAUDEC, cabinet d'expertise comptable à Paris, nous préparons et déposons chaque année les comptes de nos clients dans la foulée de l'assemblée. L'expérience montre que les difficultés ne viennent presque jamais de la formalité elle-même, mais d'un calendrier mal anticipé ou d'une option de confidentialité oubliée.

Qu'est-ce que le dépôt des comptes annuels et qui est concerné ?

Le dépôt des comptes annuels consiste à transmettre au greffe du tribunal de commerce, après leur approbation, les comptes de l'exercice écoulé et les documents qui les accompagnent. Ce dépôt est ensuite publié : un avis paraît au BODACC et les comptes deviennent consultables, sauf option de confidentialité. Le régime est fixé par les articles L232-21 à L232-26 du Code de commerce, complétés par les articles R123-111 et R123-111-1 pour le délai de dépôt et la déclaration de confidentialité.

Les sociétés soumises à l'obligation

L'obligation pèse sur les sociétés commerciales, et notamment sur les formes les plus courantes chez les dirigeants de PME :

• SARL et EURL, qu'il s'agisse d'une SARL de famille exploitant un restaurant ou d'une EURL de conseil ;
• SAS et SASU, forme dominante des créations récentes et des holdings ;
• SA, que l'on rencontre encore dans les groupes hôteliers ou les ETI familiales.

C'est le représentant légal de la société (gérant, président, directeur général) qui porte l'obligation. Il peut confier la formalité à un mandataire, typiquement l'expert-comptable, qui dépose en ligne au nom de la société. La responsabilité en cas de défaut reste néanmoins celle de la société et de son dirigeant.

Le cas particulier des SCI

Une SCI n'a pas, par principe, à déposer ses comptes au greffe. Elle y est en revanche tenue dans certains cas : activité commerciale, option pour l'impôt sur les sociétés, assujettissement à la TVA, dépassement de deux des trois seuils (50 salariés, 3,1 M€ de chiffre d'affaires, 1,55 M€ de total de bilan), présence d'un associé soumis à l'IS ou relevant des BIC, ou clause des statuts imposant le dépôt. Une SCI détenant les murs d'un hôtel et soumise à l'IS doit donc s'en préoccuper comme une société commerciale.

Quelle est la date limite de dépôt des comptes annuels en 2026 ?

Le délai de dépôt ne court pas à partir de la clôture de l'exercice, mais à partir de l'approbation des comptes par les associés. C'est la principale source de confusion. Il faut donc raisonner en deux temps : d'abord le délai d'approbation, ensuite le délai de dépôt.

Premier délai : l'approbation des comptes

Dans une SARL, une EURL ou une SA, les comptes doivent être approuvés dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice. Dans une SAS ou une SASU, la loi laisse les statuts fixer ce délai ; en pratique, la grande majorité des statuts retiennent également six mois. Lorsque l'assemblée ne peut pas se tenir à temps, une prolongation peut être sollicitée en justice avant l'expiration du délai : cette démarche se prépare, elle ne se régularise pas après coup. Pour le détail de la procédure d'assemblée, consultez notre guide sur l'approbation des comptes annuels et le modèle de PV.

Second délai : le dépôt au greffe

Une fois les comptes approuvés, la société dispose de :

• un mois pour déposer si le dépôt est fait auprès du greffe (format papier ou sur place) ;
• deux mois si le dépôt est effectué par voie électronique sur le guichet des formalités des entreprises.

Le dépôt électronique offre donc un mois de souplesse supplémentaire. Pour un exercice clos le 31 décembre 2025 et approuvé le dernier jour possible, la date limite de dépôt des comptes annuels 2026 est le 31 juillet 2026 en papier et le 31 août 2026 en ligne.

Quels documents joindre au dépôt des comptes annuels ?

Le contenu du dépôt dépend de la catégorie de la société. Les seuils s'apprécient en vérifiant si la société dépasse ou non deux des trois critères : total du bilan, chiffre d'affaires net, nombre moyen de salariés. Voici les seuils publiés par l'administration et applicables en 2026.

Trois points pratiques. D'abord, le procès-verbal d'approbation n'est pas le PV intégral de l'assemblée à tout prix : c'est la résolution d'affectation du résultat qui est demandée. Ensuite, le rapport de gestion n'est à déposer que pour les moyennes entreprises et au-delà ; notre article sur le contenu obligatoire du rapport de gestion et ses dispenses détaille qui doit encore l'établir. Enfin, si la société a désigné un commissaire aux comptes, son rapport accompagne le dépôt, sauf lorsque la confidentialité ou la présentation simplifiée permet de ne pas le publier.

Format et signature

En ligne, les pièces sont déposées au format PDF, dans la limite de 10 Mo par fichier. La signature exige un certificat de signature électronique avancée, payant, délivré par un prestataire de confiance référencé par l'ANSSI ; l'identification via FranceConnect+ constitue une alternative gratuite. C'est souvent ce point technique qui retarde les dirigeants qui déposent eux-mêmes pour la première fois.

Combien coûte le dépôt des comptes au greffe en 2026 ?

Le tarif greffe dépôt des comptes 2026 n'est pas un forfait unique : il additionne plusieurs lignes réglementées, publiées sur le tableau officiel des tarifs du guichet des formalités des entreprises, en vigueur au 1er mars 2026.

Autrement dit, le coût direct d'un dépôt se chiffre en dizaines d'euros, et l'essentiel tient à l'avis BODACC. L'option de confidentialité ne renchérit pas la formalité : l'émolument correspondant est même légèrement inférieur. Le coût d'un défaut de dépôt, lui, dépasse vite ces quelques dizaines d'euros.

Comment déposer vos comptes annuels, étape par étape ?

Depuis la généralisation du guichet unique, la procédure en ligne passe par le guichet des formalités des entreprises. Le dépôt papier reste possible en adressant un exemplaire au greffe du siège social. Voici la méthode que nous appliquons, en partant de la clôture.

1. Arrêter les comptes : bilan, compte de résultat, annexe, établis par l'organe de direction (gérant ou président) et, le cas échéant, transmis au commissaire aux comptes. Notre checklist de clôture comptable détaille les travaux d'inventaire à boucler en amont.
2. Convoquer et tenir l'assemblée (ou faire prendre la décision de l'associé unique) dans le délai légal ou statutaire, avec la résolution d'affectation du résultat.
3. Déterminer la catégorie de la société (micro, petite, moyenne) et décider de l'option de confidentialité.
4. Préparer les PDF : comptes approuvés, PV ou extrait de la résolution d'affectation, rapport du commissaire aux comptes s'il y a lieu, rapport de gestion pour les moyennes entreprises, déclaration de confidentialité le cas échéant.
5. Saisir la formalité en ligne, signer électroniquement et payer les frais.
6. Conserver le récépissé et vérifier, quelques semaines plus tard, que le dépôt apparaît bien et que l'option de confidentialité a été prise en compte.

Les comptes déposés doivent être ceux qui ont été approuvés : si l'assemblée modifie l'affectation du résultat proposée, c'est la version adoptée qui part au greffe. Dans les groupes, coordonnez les dépôts des filiales et de la société mère, notamment lorsque des comptes consolidés sont établis.

Comment rendre ses comptes annuels confidentiels ?

Déposer ne signifie pas forcément tout publier. Le Code de commerce permet aux plus petites sociétés de demander que tout ou partie de leurs comptes ne soient pas rendus publics. L'intérêt est concret : un restaurateur n'a pas envie que son concurrent de la rue d'en face lise sa marge, ni qu'un fournisseur ajuste ses conditions en connaissant son résultat.

Micro-entreprises : confidentialité totale

Une société qui ne dépasse pas deux des trois seuils micro peut joindre une déclaration de confidentialité : ses comptes ne sont pas publiés, et le rapport du commissaire aux comptes ne l'est pas non plus. Un modèle officiel est mis à disposition par l'administration.

Petites entreprises : confidentialité du compte de résultat

Une petite entreprise peut demander que son compte de résultat ne soit pas publié. Le bilan reste public. Le modèle de déclaration diffère légèrement selon qu'il s'agit d'une SAS ou SASU, ou d'une SA ou SARL.

Moyennes entreprises : présentation simplifiée

Une moyenne entreprise ne peut pas masquer ses comptes, mais elle peut demander que seule une présentation simplifiée du bilan et de l'annexe soit publiée. Le rapport du commissaire aux comptes n'a alors pas à être joint à la publication.

La confidentialité ne vaut qu'à l'égard du public. Elle ne soustrait pas vos chiffres à l'administration fiscale, qui reçoit de toute façon la liasse fiscale, ni à votre banquier, qui vous les demandera directement.

Cas pratique : un restaurant en SAS dépose ses comptes 2025

Prenons une SAS qui exploite un restaurant parisien. Exercice clos le 31 décembre 2025, statuts prévoyant une approbation dans les six mois. Les chiffres de l'exercice sont les suivants : chiffre d'affaires net de 1 200 000 €, total du bilan de 600 000 €, 14 salariés en moyenne.

Étape 1 : déterminer la catégorie

• Seuils micro : bilan 600 000 € > 450 000 € (dépassé) ; CA 1 200 000 € > 900 000 € (dépassé) ; 14 salariés > 10 (dépassé). Trois critères sur trois sont dépassés : la société n'est pas une micro-entreprise.
• Seuils petite entreprise : bilan 600 000 € ≤ 7,5 M€ ; CA 1 200 000 € ≤ 15 M€ ; 14 ≤ 50. Aucun critère n'est dépassé : la société est une petite entreprise.

Conséquence : elle dépose bilan, compte de résultat et annexe, mais peut demander la confidentialité du compte de résultat. Son chiffre d'affaires et son résultat ne seront pas publiés ; son bilan, lui, le sera.

Étape 2 : fixer le calendrier

L'assemblée se tient le 12 juin 2026. Le dépôt électronique doit intervenir au plus tard le 12 août 2026, en plein cœur de la saison et des congés. Notre recommandation : déposer dans la semaine qui suit l'assemblée, pour ne pas laisser la formalité dépendre de la disponibilité du dirigeant en été.

Étape 3 : chiffrer la formalité

• Émolument du greffe avec déclaration de confidentialité (n° 51) : 5,05 € HT ;
• Droit RNE : 5,45 € TTC ;
• Avis BODACC : 25 € TTC.

Sous-total : 5,05 + 5,45 + 25 = 35,50 €, avant TVA sur l'émolument du greffe et éventuels frais de transmission. Ce montant est à comparer au risque d'une amende pénale de 1 500 € ou d'une astreinte journalière en cas de défaut. L'arbitrage est vite fait.

Quelles sanctions en cas de retard ou de non-dépôt des comptes ?

Le défaut de dépôt expose la société à trois types de conséquences, qui peuvent se cumuler. Elles sont décrites sur la fiche officielle de service-public.gouv.fr consacrée au dépôt des comptes.

L'injonction de déposer sous astreinte

C'est la sanction la plus fréquente en pratique. Le président du tribunal rend une ordonnance enjoignant au dirigeant de déposer ses comptes dans le délai d'un mois, sous astreinte. Le montant journalier n'est pas fixé par un barème : il est apprécié par le juge. Le président peut aussi désigner une personne chargée de procéder au dépôt aux frais de la société. Tant que les comptes ne sont pas déposés, l'astreinte court.

Les conséquences indirectes, souvent plus coûteuses

Au-delà des sanctions légales, l'absence de comptes publiés envoie un signal négatif. Les assureurs crédit et les services de notation des fournisseurs l'interprètent comme une opacité, ce qui peut réduire vos encours fournisseurs. Les banques, les bailleurs commerciaux et les repreneurs potentiels s'interrogent.

La radiation pour non-dépôt des comptes annuels est-elle possible ?

La question de la radiation pour non dépôt des comptes annuels revient souvent, notamment chez les dirigeants de sociétés inactives. Il faut distinguer deux situations.

Une société active qui ne dépose pas

Pour une société en activité, les sanctions prévues pour le défaut de dépôt sont celles décrites plus haut : amende, injonction, astreinte et éventuelle convocation par le président du tribunal. Le fait de ne pas déposer ne fait pas disparaître l'obligation : elle se cumule d'année en année, et la régularisation suppose de déposer l'ensemble des exercices manquants, chacun avec ses comptes approuvés.

Une société en sommeil

Une société mise en sommeil reste tenue d'établir ses comptes annuels, de réunir l'assemblée et de déposer ses comptes au greffe. La fiche officielle sur la mise en sommeil d'une société précise que la durée maximale de la mise en sommeil est de 2 ans. Si aucune inscription modificative n'a été effectuée à l'issue de cette période, le greffier peut procéder à la radiation d'office de la société (article R123-130 du Code de commerce). Il en informe le dirigeant par lettre recommandée avec avis de réception.

Le dirigeant peut demander au greffier de rapporter la radiation en apportant des justificatifs ; le greffier dispose alors de 15 jours pour rapporter ou maintenir sa décision (article R123-138). Attention : la radiation d'office ne vaut pas liquidation. Elle ne règle ni les dettes, ni les actifs, ni les obligations fiscales de la société. Pour fermer proprement une structure qui n'a plus d'avenir, la voie adaptée est la dissolution suivie d'une liquidation, décrite dans notre guide pour dissoudre sa société par une liquidation amiable.

Quelles erreurs éviter lors du dépôt des comptes ?

Les mêmes erreurs reviennent chaque année. Les identifier suffit souvent à les éviter.

• Calculer le délai depuis la clôture au lieu de la date d'approbation, ou appliquer le délai de deux mois à un dépôt papier.
• Oublier la déclaration de confidentialité alors que la société y avait droit : une fois les comptes publiés, ils le sont.
• Se tromper de catégorie en appliquant d'anciens seuils ou en ne vérifiant qu'un seul critère au lieu de deux sur trois.
• Déposer des comptes non approuvés ou une version différente de celle adoptée par l'assemblée.
• Omettre une pièce : résolution d'affectation, rapport du commissaire aux comptes, rapport de gestion d'une moyenne entreprise.
• Laisser expirer le certificat de signature électronique et découvrir le problème la veille de l'échéance.
• Croire qu'une société en sommeil est dispensée de dépôt : elle ne l'est pas.
• Ignorer les filiales d'un groupe : chaque société dépose ses propres comptes, en plus des comptes consolidés éventuels.

En résumé : un dépôt anticipé, des comptes protégés

Le dépôt des comptes annuels obéit à une mécanique simple : approbation dans les six mois en SARL et en SA (délai statutaire en SAS), puis dépôt dans le mois en papier ou dans les deux mois en ligne. La formalité coûte quelques dizaines d'euros, l'option de confidentialité ne la renchérit pas, et le défaut de dépôt expose à une amende, à une injonction sous astreinte et à une perte de crédibilité auprès de vos partenaires. Pour une société en sommeil, l'enjeu va jusqu'à la radiation d'office au-delà de deux ans sans régularisation.

La bonne pratique tient en trois réflexes : vérifier chaque année la catégorie de la société, décider de la confidentialité avant l'envoi, et déposer dans la foulée de l'assemblée. Les équipes FINAUDEC prennent en charge l'arrêté des comptes, le secrétariat juridique annuel et le dépôt au greffe : découvrez notre accompagnement juridique et vie sociale des sociétés, ou notre mission d'expertise comptable pour sécuriser toute la chaîne, de la clôture à la publication.

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